NEXIVONEXIVO

Документация на LOD CRM/ERP

Ръководство за основните процеси, настройките и ограниченията на LOD CRM/ERP.

Продажба от отделен работен екран

POS · търговски терминал

  1. Отворете POS в отделен прозорец за работа на търговския обект. Изберете клиент, склад и продукти от каталога.
  2. Коригирайте количество, цена и отстъпка преди приключване. Проверете крайния документ и начина на плащане.
  3. POS екранът не е самостоятелно фискално устройство и не удостоверява автоматично фискализация. Работете с необходимото за Вашия обект оборудване и процес.

От регистрацията до първата фактура

Първи стъпки

  1. Изберете 30-дневен тест или публикуван платен пакет. Регистрирайте фирмата с ЕИК, имейл и парола. Пространството се създава автоматично. При вход използвайте имейл и парола.
  2. В Настройки попълнете адрес, МОЛ, регистрация по ДДС, банка, IBAN, телефон, сайт и лого. Проверете номерацията преди първото издаване.
  3. Създайте склад, категории и продукти. Добавете клиент, подгответе оферта или фактура и прегледайте PDF преди изпращане.

Оферта → поръчка → фактура

Продажби и документи

  1. Добавете контрагент с ЕИК, ДДС номер, адрес, МОЛ и контакт. При нов документ можете да създадете клиент направо от формата.
  2. Добавяйте продукти чрез търсене, свободно описание, количество, цена и търговска отстъпка. Изберете плащане по банка или в брой и падеж. Черновата не е издадена фактура.
  3. Издаването присвоява номер. Документите могат да се преглеждат, свалят като PDF и изпращат по имейл. Кредитните известия и анулирането са отделни операции.
  4. Месечният лимит отчита издаването през текущия календарен месец, включително документи с различна дата. Изтриването на тестова фактура не връща използван лимит. Кредитните известия не изразходват лимита за фактури.

Контакти, история и възможности

Клиенти и CRM

  1. Поддържайте клиенти и доставчици с фирмени и контактни данни. Търсете по име, ЕИК и имейл.
  2. CRM следи потенциални сделки, задачи и последващи контакти. Историята на клиента обединява документи, услуги, сервиз и поддръжка.
  3. Клиентският портал на Вашата фирма е различен от фирмения Ви абонамент: Вашите клиенти виждат собствените си фактури, услуги и гаранции, а не данните на други клиенти.

Категории, снимки и наличности

Продукти и склад

  1. Организирайте продукти и услуги по категории. Превключвайте между карти и таблица. Добавяйте снимка с влачене и форматирано описание.
  2. SKU се генерира, ако не е зададен. Поддържайте доставна и продажна цена, склад, минимална наличност и гаранционен срок.
  3. Коригирайте наличност от продукта с основание или използвайте складово движение и трансфер между складове. Отделните движения имат история.

От доставната фактура до склада

Покупки и OCR

  1. Въведете доставчик, номер, дати, склад и редове с доставни цени. Запишете плащанията изцяло или частично.
  2. Качете фактура за OCR разпознаване, когато сървърът е подготвен за него. Проверете разпознатите номера, суми, ДДС, количества и съответствия с продукти преди приемане.
  3. Получаването отчита стоката в избрания склад. Оригиналният файл се пази към доставката. OCR резултатът не се приема за проверен счетоводен документ.

Вземания и реално получени суми

Плащания, банка и каса

  1. Отбелязвайте пълни и частични плащания с дата, метод и основание. Банковите и касовите операции се разграничават.
  2. Използвайте приходни и разходни касови ордери и справки за салда. Кредитното известие само по себе си не означава, че парите са върнати.
  3. Настройте падеж и имейл напомняния. За автоматичното изпращане е необходима работеща поща и планирана сървърна задача.

WooCommerce, PrestaShop и OpenCart

Онлайн магазини

  1. Добавете адрес и API достъп до магазина. За OpenCart използвайте съвместимия мост от пакета. Проверете връзката преди синхронизация.
  2. Всеки магазин има отделен склад и история на синхронизацията. Съпоставете продукти и прегледайте конфликти, преди да презапишете цени или наличности.
  3. Импортираните поръчки могат да се превърнат в поръчки в ERP и да получат актуализиран статус в магазина. Реалната съвместимост зависи от версията, API правата и разширенията на магазина.

Досие от приемане до предаване

Сервиз и гаранции

  1. Приемете устройство за сервиз, гаранция или профилактика. Запишете клиент, модел, сериен номер, състояние, окомплектовка и проблем.
  2. Разпечатайте приемен протокол. Добавяйте бележки, труд, вложени части, количества и цени. След ремонта генерирайте финален протокол.
  3. При продажба задайте гаранция в месеци. Гаранционната карта съдържа срокове и условия, а последната страница е протокол за рекламация. Поддържайте собствените си актуални гаранционни условия.

Разговорът с клиента остава на едно място

Поддръжка и клиентски портал

  1. Всеки тикет има уникален номер, приоритет и разговор с дата и час на съобщенията.
  2. Клиентът подава заявка и отговаря. Администраторът управлява статуса. Отговорите могат да изпращат имейл и вътрешно известие.
  3. За покани и документи настройте SMTP или PHP mail(), изпратете тест и проверете опашката. Приемане от пощенския сървър не гарантира доставка във входящата поща.

Срокове, отговорници и напредък

Проекти, задачи и календар

  1. Задайте приоритет, цена, прогнозна цена, време, цвят и напредък на проектите и задачите.
  2. Календарът показва планираната работа. Известията помагат за просрочия и предстоящи ангажименти.
  3. Календарният абонамент е еднопосочен ICS канал, който може да се добави в Google Calendar. Това не е двупосочно редактиране на събития.

Продажбите са свързани със счетоводните записи

Счетоводство и справки

  1. Издадените фактури, кредитни известия и плащания имат автоматично счетоводно отразяване при включен модул. Преглеждайте журнала и затваряйте периодите след проверка.
  2. Справките обединяват продажби, покупки, вземания и счетоводен резултат с графики и експорт към Excel, PDF, XML и TXT според справката.
  3. Общите експорти са във формат LOD; готов Microinvest Делта Pro импорт не е потвърден. Управленската печалба и счетоводният резултат не са едно и също.

Хора, права и разчети

Персонал и ТРЗ

  1. Поддържайте служители, позиции, права, време и разходни записи. Достъпът до чувствителни данни се определя според ролята.
  2. ТРЗ включва трудови и граждански договори, болнични, СИРВ и самоосигуряване с настройки и проверки на разчетите.
  3. Декларации обр. 1/6 се подготвят за преглед и TXT експорт. Приемането от НАП не е удостоверено. Годишното изравняване и специалните случаи изискват счетоводна проверка; подробният обхват е описан в PAYROLL.md от инсталационния пакет.

Операциите до финансовия резултат

Автопарк, активи и производство

  1. Поддържайте автомобили, камиони и техника с досиета и разходи. Следете активи и амортизационни планове.
  2. Производството използва спецификации на материали, работни станции и производствени поръчки. Проверете складовите количества преди изпълнение.
  3. Параметрите за амортизации, данъци и счетоводни сметки се настройват и проверяват от отговорния специалист.

30 дни тест и контрол върху достъпа

Абонамент и пакети

  1. Тестовият период е 30 дни от регистрацията. Червена лента в приложението показва оставащите дни. След изтичането работата се замразява, но администраторът може да отвори абонамента и да плати пакет. Данните не се изтриват при изтичане.
  2. Изберете публикуван пакет и платете по банка с показаното основание или на защитената страница на SumUp. Банковият превод се потвърждава от оператора след получаване; картовият — след проверка през SumUp.
  3. Плащането е за един календарен месец, без автоматично теглене от карта. Подновяване на същия пакет удължава оставащия срок; преминаването към друг пакет започва нов месец от потвърждението, без автоматично преизчисляване на остатъка.
  4. Лимитите и разрешените модули се задават от оператора. Изключен по пакет модул не може да бъде включен от фирмения администратор. Използваните данни се запазват.

Контрол на фирмата и платформата

Настройки и администриране

  1. Фирменият администратор управлява потребители, достъп, реквизити, лого, поща, номерация и включените разрешени модули.
  2. Операторът на платформата управлява пакети, цени, лимити, автоматични регистрации и плащания. Фирмените администратори нямат достъп до този панел.
  3. Актуализациите се извършват централно с подписан пакет. Преди първи достъп след обновяване базата на фирмата трябва да бъде мигрирана от сървърната задача. Резервните копия се пазят отделно за всяка фирма.

Журнал, оборотна ведомост и файлове за счетоводителя

Счетоводни експорти и Microinvest Делта Pro

  1. Отворете Счетоводство, изберете период и прегледайте журнала и оборотната ведомост. Проверете осчетоводените документи преди експортиране.
  2. Изтеглете наличните Excel, PDF, XML или TXT файлове според справката. Те съдържат данни във формат LOD за предаване и допълнителна обработка от счетоводителя.
  3. Обменът с Microinvest Делта Pro изисква съгласуван импортен формат и проверка с конкретната версия. Наличните общи файлове не трябва да се подават директно като готов Microinvest импорт. Специализираната съвместимост не е потвърдена.

Ведомости и разчети за предаване

ТРЗ експорт и обмен с Microinvest ТРЗ

  1. Отворете ТРЗ и изберете месец. Проверете служителите, договорите, отработеното време, осигурителния доход, удръжките и нетните суми.
  2. CSV експортът включва месец, служител, дни, брутно възнаграждение, осигуровки, данък, нетно, изплатено и остатък. Използвайте го за преглед в електронна таблица и предаване на счетоводителя.
  3. Готов специализиран импорт за Microinvest ТРЗ не е потвърден. За него са нужни точна спецификация и тестов импорт. Декларациите обр. 1/6 са отделни документи и не са заместител на Microinvest файл.

Фактури, услуги, покупки и гаранции

Личен контролен панел за всеки клиент

  1. Създайте клиента с имейл и профил за достъп. Настройте изходящата поща и проверете поканата. Клиентът влиза в собственото си пространство.
  2. В портала клиентът преглежда собствените фактури и ги сваля като PDF, следи услугите и закупените продукти. Показват се свързаните с профила документи и записи според правата му.
  3. Гаранциите показват покупката и срока; изтеклите срокове се различават визуално. Клиентът може да изпраща заявки за поддръжка и да следи отговорите. Порталът не предоставя общите финансови справки на фирмата.

От продажбата до гаранционното обслужване

Гаранционни карти и срокове

  1. Задайте гаранционен срок за продавания продукт и проверете данните на клиента. Свържете гаранцията с продажбата и конкретното устройство, включително сериен номер, когато е наличен.
  2. Генерирайте гаранционна карта с номер, фирмени данни, лого, срокове и гаранционни условия. Свалете или разпечатайте документа и приложения протокол за рекламация.
  3. Картата остава свързана с клиента и продукта. Преглеждайте гаранционната история при следващо приемане. Изтичането на търговски срок само по себе си не решава допустимостта на законова рекламация.

Приемане, ремонт, части и предаване

Сервизни поръчки и приемни протоколи

  1. При приемане изберете сервиз, гаранция или профилактика. Запишете клиент, устройство, модел, сериен номер, оплакване, състояние и окомплектовка.
  2. Разпечатайте приемен протокол за клиента. По време на работата добавяйте бележки, вложени части, количества, цени и извършени операции.
  3. Следете историята на клиента и устройството. При приключване подгответе окончателния протокол с извършената работа и сумите. За профилактика задайте дата и напомняне за следващо посещение.

По-ясна картина на вземанията

Падежи, частични плащания и напомняния

  1. Посочете падеж и начин на плащане на фактурата. Отбелязвайте пълни или частични плащания и следете остатъка.
  2. Плащанията по банка и в брой се отразяват към съответната банка или каса. Преглеждайте вземанията и просрочените документи в справките.
  3. Настройте имейл шаблоните и периодичната задача за напомняния. Проверявайте изходящата опашка и доставката. Напомнянето за просрочие не е само по себе си автоматично спиране на външна услуга.